5 STEP per rendere sostituibile ogni persona in azienda e avere il controllo sui cambiamenti

 

Vuoi introdurre dei cambiamenti nella tua azienda ma un manager o un collaboratore chiave non dà il supporto necessario, impedendoti di apportare le modifiche necessarie per raggiungere in tempo gli obiettivi di crescita del business?

 

 

COME RENDERE SOSTITUIBILE OGNI PERSONA IN AZIENDA, AVERE TUTTE LE ATTIVITA’ SOTTO CONTROLLO E INTRODURRE CAMBIAMENTI SU BASE SETTIMANALE – SENZA PERDERE TEMPO A DOVER CONVINCERE TUTTI OGNI VOLTA

Che fastidio.

Io sono il leader dell’azienda, faccio le notti per eccedere gli obiettivi aziendali e nonostante questo continuo ad avere persone chiave in azienda che mi mettono i bastoni tra le ruote, facendomi perdere tempo prezioso in azioni di “convincimento” piuttosto che a implementare cambiamenti che possono farmi raggiungere i risultati velocemente.

Una frustrazione che ho scoperto di condividere con:

  • Dirigenti appena insediati in una nuova azienda
  • Dirigenti che vogliono dare una svolta all’azienda
  • Dirigenti che si trovano in una situazione di stallo o calo vendite

E che almeno una volta abbiamo provato sia io che tu che stai leggendo ora questo articolo.

Trovo assurdo che i miei collaboratori, nonostante siano ben retribuiti, si arroghino il diritto di bloccare un cambiamento aziendale che ha l’unico obiettivo di far fare più profitti all’azienda e a chi ci lavora dentro, senza dover licenziare nessuno.

Dal momento che sono uno specialista del miglioramento delle prestazioni aziendali, sono un forte promotore di cambiamenti veloci dei processi e ho dovuto provare questo senso di frustrazione in più occasioni sia nella mia ancor breve carriera dirigenziale, sia nelle attività di mia proprietà che in quelle delle aziende che ho assistito.

Ed è proprio per questo che, con l’esperienza fatta fin ora, ho sviluppato un protocollo per uscire quanto prima da queste situazioni, quando si presentano, perché è inaccettabile che anche una singola persona si possa concedere il diritto ingiustificato di ritardare, bloccare o anche solo influenzare negativamente un’importante iniziativa aziendale.

Continua a leggere!


Lo condivido in questo articolo così che anche altri dirigenti come te possano usufruirne e mettere fine a questo sport aziendale poco etico.

Partiamo dal comprendere dove si origina il problema, così da poter proporre delle contromisure che lo risolvano all’origine, in modo da risolverlo definitivamente e creare un meccanismo per far sì che non si ripresenti una seconda volta.

IL PROBLEMA N.1 DELL’IMPLEMENTAZIONE: LA SCATOLA NERA

In qualsiasi contesto organizzativo in cui è necessario il lavoro di più di una persona, per implementare qualsiasi cambiamento è essenziale che le persone che svolgono le attività coinvolte seguano le direttive aziendali.

In questo articolo tralascio tutti i discorsi sul coinvolgimento dei collaboratori e sulla gestione del personale, che funzionano nel momento in cui il team di lavoro è affiatato e in armonia.

Immagino che se sei su questa pagina hai già provato diversi metodi per coinvolgerli, ma che non hanno funzionato. Infatti quando ci sono elementi che si mettono volontariamente di traverso per i motivi più diversi, questi metodi sono assolutamente uno spreco di tempo. E a noi non piace sprecarlo.

Quindi cosa fare se uno dei collaboratori chiave decide di ostacolarti o lavora con prestazioni decisamente basse rispetto a quelle che ti aspetti?

La risposta più ovvia è la sostituzione della persona in oggetto. Il punto è che spesso ci troviamo nella situazione di non poterlo licenziare.

E non lo possiamo licenziare perché, se lo mandiamo via da un giorno all’altro, rischiamo di creare seri problemi all’operatività aziendale, al know-how tecnico o al fatturato.
Ad esempio, sarebbe un bel problema se mandassimo via il nostro responsabile commerciale con tutti i clienti che si fidano di lui, perché è lui che tiene la relazione.
Oppure se il responsabile dello sviluppo prodotto, che è l’unico a saper risolvere problemi tecnici alle nostre macchine o al nostro software, ci lasciasse da un giorno all’altro.
Non voglio nemmeno immaginarlo.

Generalmente, nell’area della persona che crea problemi, per te è come avere una scatola nera, in cui sai quello che esce ma non cosa avviene al suo interno. Scatola nera che ti obbliga a doverti fidare di quello che ti dicono senza poter fare controlli, perché non sai esattamente come funziona.

Sarà già stato inutile chiedere dati (spesso inesistenti in questa fase) o spiegazioni sulla sua attività, perché è basata sull’ “esperienza” costruita in azienda o nel lavoro specifico. Quante volte ti sei sentito dire che è difficile trasmettere la dinamica di funzionamento di un’attività aziendale e le competenze necessarie, se non con altrettanti anni di esperienza.

Sono tutte scuse e noi lo sappiamo, ma in questo momento dipendi totalmente dalla volontà di quella persona nell’eseguire le direttive aziendali.

Il tuo potere contrattuale è molto basso relativamente al suo.

Quindi, nel tentativo di prendere in mano la situazione e cominciare a vedere risultati, cominci quella seria interminabile di meeting in cui ti fanno vedere che hanno fatto un passetto in avanti verso l’obiettivo prefissato, ma ci sono stati dei problemi.

Quello che proponi non si può fare, è complicato e non va bene per la situazione specifica. “Non abbiamo tempo per risolvere anche questa situazione, diamo priorità al cliente. Però se mi dai più persone…”

A un certo punto poi arriva anche la classica frase “E poi comunque queste cose che dici già le facciamo, certo le hai dette in modo diverso, ma già applichiamo questi concetti.”

E in un attimo ti rendi conto che sei in piena fase di tentativo di boicottaggio della tua iniziativa.

RICONOSCI IL TENTATIVO DI BOICOTTAGGIO

C’è da distinguere un tentativo di boicottaggio ingenuo da uno organizzato.

Quello ingenuo deriva dal fatto che la persona non ha voglia o di mettersi in gioco, o che non ha l’ambizione necessaria per portare la sua area aziendale ad un livello evolutivo successivo. Ha imparato a lavorare così, ha funzionato fino ad ora. il suo pensiero si può sintetizzare nel “non datemi fastidio.”
Col cavolo, invece si farà come l’hai pensata tu.

Dall’altra parte c’è il tentativo di boicottaggio strutturato e organizzato, dove la persona è pienamente consapevole che fare un cambiamento nella tua direzione implicherebbe essere sottoposti a maggior controllo, con più pressioni sui risultati, andando a perdere quello status privilegiato di cui ha goduto fino ad oggi, in cui non doveva dar conto a nessuno.

Questo è il momento in cui è più probabile che potresti provare una sensazione di disagio e leggero sconforto, perché ovviamente non ti vengono a dire che stanno mettendo in atto un tentativo ingenuo o strutturato di boicottaggio, ma tirano fuori una marea di problemi che ti fanno pensare che forse in azienda ci sono così tante questioni aperte e da gestire che effettivamente potrebbe non essere possibile apportare quei cambiamenti, quei miglioramenti di prestazione che solo una persona con la tua preparazione poteva decidere, ma che sembra non possano essere portati avanti al momento.

Indipendentemente dal tipo di tentativo di boicottaggio in cui ti trovi, il tuo problema è che le attività programmate non vengono eseguite e i cambiamenti di processo necessari non vengono implementati. Nel primo caso, il tuo obiettivo è dimostrare che si può fare. Nel secondo caso, invece, il tuo obiettivo è dimostrare che si farà con o senza di loro.

Arrivati a questo punto puoi scegliere tra 3 alternative:

    1. Se non sei anche il proprietario dell’azienda, puoi rinunciare all’implementazione strategica così come l’avevi sognata. Sicuramente è una sconfitta dal punto di vista professionale, ma almeno ti garantisce uno stipendio per i prossimi mesi e il tempo di trovare un’azienda con una catena di comando meno sfidante.
    2. Provare a dare incentivi maggiori ai tuoi manager. La cosa più ovvia che viene da pensare quando si fa fatica a raggiungere un risultato, è che un incentivo maggiore possa risolvere il problema. È vero che un po’ aiuta, ma non si può sperare solo su questo per raggiungere l’obiettivo, non avviene così. Inoltre potrebbe creare l’abitudine a non agire perché così la prossima volta gli alzi di nuovo l’incentivo.
    3. Creare un sistema per rendere la persona problematica inutile per l’implementazione ed essere il solo ad avere il controllo. Questo richiede l’accentramento temporaneo delle forze d’implementazione fino all’ottenimento dei primi risultati, per poi redistribuirle quando hai il pieno controllo delle aree dove vanno apportati i cambiamenti.

Se reputi di poter essere un dirigente eccellente, sicuramente preferisci la terza alternativa. Vediamo dunque come puoi costruirti una “potenza di implementazione” sotto il tuo diretto controllo.

IL METODO IN 5 STEP PER PRENDERE IL CONTROLLO OPERATIVO E FAR RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI ALLA STRUTTURA AZIENDALE

STEP 1: MAPPA LA STRUTTURA DELLE INFLUENZE

La tua prima priorità è capire quali sono le persone su cui puoi contare, quali puoi portare dalla tua parte e quali invece sai già che sono irrecuperabili. Nel caso di un tentativo di boicottaggio strutturato, prova a capire chi sono le persone gestite dal manager problematico che gli danno il potere che ha oggi.

In questo modo puoi avere una rappresentazione chiara di quali sono le persone su cui devi investire le tue energie. Devi dunque sviluppare un piano di influenza e di “conversione”.

Non sottovalutare che sei al vertice dell’azienda e puoi anche fare leva su retribuzioni e bonus temporanei.

STEP 2: APRI LA SCATOLA NERA

Se conosci esattamente come funziona un processo o una funzione aziendale, lo puoi controllare e definirne gli obiettivi. Aprire la scatola nera vuol dire capire cosa succede in ogni singola fase delle attività aziendali.

Quindi per ogni attività devi

  • capire cosa viene fatto
  • con quali risorse
  • con quali criteri decisionali
  • con quali strumenti di comunicazione
  • con quali performance

Probabilmente oggi potrebbe essere difficile per te trovare il tempo di costruirti tutte queste informazioni. È qui che entrano in gioco le tue persone di fiducia, che devi velatamente dedicare a queste attività.

Alla fine di questa fase avrai una consapevolezza di quello che avviene in azienda almeno pari al responsabile che gestisce un’area. Sarai già in grado di darti delle risposte su quello che effettivamente si può fare e quali sono le vere problematiche da risolvere per rendere possibile il raggiungimento dell’obiettivo.

Ogni volta che una persona ti dice che ci sono dei problemi, ora puoi farteli spiegare nel dettaglio. Magicamente, da questo punto in poi, molte delle cose impossibili cominciano a diventare possibili.

STEP 3: PRENDI IL CONTROLLO DI UNA PARTE DEI PROCESSI IN MANIERA VELATA E PORTA I PRIMI RISULTATI

Se sai come raggiungere il risultato, hai la possibilità di provare a implementare tu stesso i cambiamenti necessari. In questo modo puoi vedere se tutte quelle scuse che hanno tirato fuori sono così insuperabili oppure no.

Quando avrai cambiato e migliorato il tuo processo, avrai tra le mani la prova schiacciante che chi ti ostacola non sta facendo un buon lavoro. Potrai dimostrarlo con i fatti e non potranno più nascondersi dietro le loro scuse.

Avrai il controllo totale della situazione, e l’abilità di controllare se qualcosa non sta andando come dovrebbe; evitando di essere preso in giro e buttare via settimane ad aspettare che qualcuno riesca ad introdurre un modo diverso di lavorare.

I tuoi collaboratori devono vedere che TU per primo sei in grado di compiere quello che a loro sembra un’operazione impossibile.

Se concludi bene questa fase, le attività dell’area aziendale che hai preso sotto il tuo controllo saranno ben documentate e aggiornate, mentre la responsabilità dell’area può già essere assegnata ad un’altra risorsa sotto il tuo controllo.

In pratica hai quasi raggiunto il tuo obiettivo.

STEP 4: GUARDA CON SODDISFAZIONE COME LA STRUTTURA AZIENDALE RAGGIUNGE I RISULTATI E DECIDI LE SORTI DI CHI TI HA CREATO PROBLEMI

Su questo step non credo di dover aggiungere altro.

STEP 5: INSTALLA NELLA TUA AZIENDA UN PROCESSO DI CAMBIAMENTO E MIGLIORAMENTO CONTINUO

Per arrivare allo STEP 4, avrai apportato tanti piccoli cambiamenti giorno dopo giorno e settimana dopo settimana. Puoi scegliere di trarre il massimo vantaggio da questo percorso, andando a creare un processo istituzionalizzato di miglioramento delle prestazioni, che porterà la tua azienda e la tua carriera a livelli che oggi inimmaginabili.

 

Alessandro Piccolo

Ogni organizzazione, compresa la tua, deve cominciare da qualche parte – e non c’è miglior giorno di oggi per iniziare.

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